לצורך הפקת כנס מקצועי נדרשת התייחסות אל מספר היבטים, שאחד המרכזיים שבהם נוגע לבחירת הקונספט ואופיו של האירוע

איכותו של כנס והמדד להצלחתו תלויים במידה לא מבוטלת ברמת הידע ובניסיון המעשי של מפיקיו. לצורך הפקת כנס מקצועי נדרשת התייחסות אל מספר היבטים, שאחד המרכזיים שבהם נוגע לבחירת הקונספט ואופיו של האירוע כמו לדוגמה דיונים, פרזנטציות, הרצאות, אירוע אומנותי, כנס משפחתי וכיוצא בזה.

על מנת שאלו יצאו אל הפועל ויבואו לביטוי בדרך המוצלחת ביותר, חשוב להקפיד על בחירה נכונה עבור המקום לכנס.

מאתר האינטרנט Class4U, פורטל המתמחה בחיבור שבין שוכרים לבעלי המתחמים, מציינים שבמהלך החיפוש אחר אולם כנסים יש להגדיר מראש מספר נתונים שעשויים להקל על משימת החיפוש ולהפוך אותה ליעילה וממוקדת.

בין הנתונים שמומלץ להגדיר תחילה ניתן למנות את מיקומו המבוקש של הכנס, כמות המשתתפים הצפויה בו, סוג הציוד הנחוץ באולם ועוד.

מבנה של תאטרון עם במה מוגבהת או ישיבה סביב השולחנות

מאתר האינטרנט Class4U מוסיפים שחשוב לבחור באולם כנסים המותאם מבחינה פונקציונלית למתכונתו ואופיו של האירוע. ישנם, לדוגמה, חללים ואולמות כנסים שהישיבה בהם מתאפיינת במבנה של תאטרון עם במה מוגבהת, בעוד שבאולמות כנסים אחרים מקומות הישיבה הנם סביב השולחנות.

כמו כן, באולמות כנסים מסוימים קיים אזור קבלה שבו ניתן לקבל את באי הכנס או לנצל את החלל להצבת מיצגים, דוכנים וכדומה.

ישנם אולמות כנסים הנדרשים לשעות ספורות ומיועדים למספר משתתפים מצומצם, כמו לדוגמה כנסים אקדמיים, כנסים משפחתיים וכנסי מחזור בית ספריים או לחלופין כנסים אשר פונים לקהל הרחב, ואמורים להכיל אלפי משתתפים ולהימשך מספר ימים, בהם כנסים עסקיים והשקות של מוצרים.

מקום בעל נגישות מכל צירי התחבורה המרכזים וכולל אפשרויות לחניה

כאמור, השיקול העיקרי שאמור לעמוד לנגד עינינו בעת החיפוש אחר אולם כנסים הוא מיקומו של הכנס. מומלץ לבחור במקום המתאפיין בנגישות מכל צירי התחבורה המרכזים וכולל אפשרויות לחניה. כדאי לבדוק גם את גודלה של החניה מבחינת כמות המכוניות שהיא יכולה להכיל והאם היא חינמית או בתשלום.

יש לזכור שעבור מספר אנשים לא מבוטל, מיקומו של הכנס מהווה גורם מכריע בהחלטה האם להיענות להזמנה ולהשתתף בכנס אם לאו. שיקול חשוב נוסף שיש לשים עליו את הדעת נוגע לציוד טכני וכל שאר הצרכים הנדרשים לארגון הכנס בהתאם למטרותיו כמו מיזוג אוויר, הנגשה לנכים, אינטרנט אלחוטי, מערכת הגברה, מקרן מסך וכיוצא בזה.

במהלך החיפוש הראשוני באינטרנט וקבלת התוצאות בהתאם לנתונים שהוזנו, כדאי להתרשם מגלריית התמונות וללמוד מעט יותר על המתחם בו נמצא האולם על מנת להבטיח קבלת החלטה נכונה ומושכלת.