כמעט כל חברה או משרד שמכבדים את עצמם מקצים במהלך שכירתו של הנכס מספר חדרים לצורך קיום ישיבות

כמעט כל חברה או משרד שמכבדים את עצמם מקצים במהלך שכירתו של הנכס מספר חדרים לצורך קיום ישיבות. עם זאת, במקרים רבים נותרים חדרי הישיבות הללו ריקים, ואינם מצדיקים את העלויות הכרוכות בשכירתם ותחזוקתם.

מבית האתר המקוון "Class4U", פורטל מוביל בתחום הפרסומי של מתחמים, אולמות, כיתות וחדרים להשכרה, מציינים שחברות רבות נוהגות כיום להשכיר חדר ישיבות על בסיס שעתי או כשכירות משנה, כשהתופעה מהווה קונספט מיטבי המשרת הן את צורכיהם של המשכירים והן את צורכי השוכרים.

הצורך בשירותי השכרתם של חדרי ישיבות עשוי להתעורר במקרים של ניהול ישיבות שלא על בסיס קבוע, ובנסיבות אלו ניתן להסתפק בשכירת חדר ישיבות לפי שעה.

איך להבטיח שחדר הישיבות אכן תואם את הצרכים שלשמם הוא נשכר ?

מבית האתר "Class4U" מוסיפים שגם מי שמחזיק במשרדו חדר ישיבות עשוי לעתים להזדקק לשירות זה, במקרים בהם עולה הצורך בעריכת פגישה חשובה במקום דיסקרטי, מקום מרשים או נגיש יותר, או כזה שהוא ניטרלי ושאינו מהווה מגרש ביתי למי מהצדדים.

במהלך החיפוש אחר חדר ישיבות חשוב להגדיר להיצמד אל מספר כללים על מנת להפוך את המשימה לממוקדת ויעילה יותר, ובה בעת להבטיח שחדר הישיבות אכן תואם את הצרכים שלשמם הוא נשכר.

הפרמטר הראשון והמהותי ביותר נוגע לאזור הגאוגרפי ומידת הנגישות אליו אל באי הישיבה כמו תחבורה ציבורית, אפשרויות החניה (חופשית או
בתשלום) וכיוצא בזה. נקודה נוספת הדורשת התייחסות קשורה לגודל המקום ביחס לכמות האנשים הצפויים להגיע.

סוג המתקנים הקיים במקום ורמת השירותים הנלווים

במהלך עריכת סקר שווקים והחיפוש אחר חדר ישיבות יש לבחון את סוג המתקנים הקיים במקום כגון מיזוג אוויר, אינטרנט אלחוטי, מסך טלוויזיה, מערכת מולטימדיה, מקרן עבור מצגות וכן הלאה. בנוסף, כדאי לבדוק את רמת השירותים הנלווים שהמקום מציע כגון

נגישות לקפיטריה או למסעדה, דלפק קבלה וכדומה.

מהאתר "Class4U" ממליצים ליצור מחירון מפורט ולציין בו את כל הפרמטרים הללו לצורך השוואה בין הצעות המחיר השונות. כמו כן, חשוב לדעת שתעריפי ההשכרה בשעות מסוימות עשויים להיות גבוהים או נמוכים יותר בהתאם לרמת הביקושים.

לאחר הגדרת הפרמטרים החשובים וקבלת התוצאות אשר עונות על הדרישות, מומלץ ללמוד מעט יותר על אותם חדרי הישיבות על ידי התרשמות מגלריית התמונות שבאתר האינטרנט (במידה וקיימת) ולבדוק גם את מפת ההגעה אל המקום.