השיקולים להשכרת חדר ישיבות

לא תמיד אפשר לארח אורחים לישיבה חשובה במשרד שלכם, לפעמים בגלל המרחק, לפעמים בגלל הגודל, ולפעמים בגלל כל מיני עזרים טכניים שחסרים אצלכם ואתם זקוקים להם לישיבה אחת בלבד. למרבה המזל, ישנן היום לא מעט אופציות להשכרת חדר ישיבות. מומחי חברת CLASS4U מסבירים מה חשוב לדעת לפני שמשכירים חדרי ישיבות.

שיקולים מרכזיים

השיקולים המרכזיים בבחירת חדר הישיבות המושכר צריכים להיות: מיקום, גודל, שירותים נלווים ואוירה כללית.

בואו נפרט:

1. מיקום חדר הישיבות הוא קריטי, בעיקר אם מראש הישיבה נקבעת מחוץ למשרד בגלל קושי של המשתתפים בישיבה להגיע אליו. אם המשתתפים בישיבה מתגוררים בקצוות שונים של הארץ, השכרת חדר ישיבות במרכזה יכולה להיות פתרון מצוין. כמו כן יש להקפיד שהמיקום נוח להגעה ברכב פרטי (וגם שיש חניה קרובה או הסדר חניה) או תחבורה ציבורית.

2. גודל חדר הישיבות צריך להיות תואם את כמות המשתתפים בפגישה. יותר מדי אנשים בחדר קטן מדי יוצרים צפיפות בלתי נסבלת ומחנק, ומעט אנשים בחדר גדול מדי יוצרים תחושה לא נוחה והד רב.

3. חוויה חדר הישיבות צריך להכיל את המשתתפים בנוחות, אך בלי שילכו לאיבוד במרחב, תוך שמירה על קרבה מסוימת ביניהם, אך לא במידה שתיצור תחושת אי-נוחות וחדירה כפויה למרחב האישי של כל אחד מהמשתתפים. פינת קפה מצוידת, כיבוד זמין, כיסאות נוחים, שולחן נעים הם חלק בלתי נפרד מישיבה מוצלחת.  וכמובן שירותים ברמת הנקיון והנעימות הגבוהים ביותר.

4. טכנולוגיה: כדי שהפגישה תוכל להתקיים בצורה פרודוקטיבית ויעילה חדר הישיבות צריך להיות מאובזר באמצעים טכנולוגיים. שקעים (הרבה) לטעינת מחשבים ניידים וטלפונים, חיבורי HDMI וחיבורי מחשב נוספים (ובאורך מתאים) למקרן או למסך טלויזיה גדול הם הכרחיים. 

אוירה: האוירה חייבת להיות מותאמת מיקום. בבניין משרדים יתאים חדר ישיבות המשדר אוירה עסקית. בחדר ישיבות ליד הים, חובה שיהיה חלון המשקיף לים ובאיזור כפרי לשדות ולנוף הכפרי. 

כמובן שהאווירה אינה מתחילה ונגמרת בחדר עצמו ואפילו לא בבניין בו הישיבה מתקיימת, אלא במקום כולו, בכניסה, בשביל הגישה ובמראה המקום.

מקום המנצח, הוא מקום שוגרם למשתתפים להפיק את התועלת המירבית מהישיבה. חדר הישיבות הינו מרכיב בלתי נפרד מהצלחת ידעדי הישיבה ומטרותיה.